Као и већина људи, моји дани су испуњени хитним, али често тривијалним задацима.Унспласх Када је Бонние Варе, медицинска сестра за палијативно збрињавање која се брине о терминалним пацијентима у последњим недељама свог живота, питала због чега су људи највише жалили, поново се појавило 5 одговора:
- Волео бих да сам имао храбрости да живим живот веран себи, а не живот који су други очекивали од мене
- Волео бих да нисам толико радио
- Волео бих да сам имао храбрости да изразим своја осећања
- Волео бих да сам остао у контакту са својим пријатељима
- Волео бих да сам се дозволио да будем срећнији
Много размишљам о овој листи док радим.
Као и већина људи, моји дани су испуњени хитним, али често тривијалним задацима. Имејлови. Састанци. Надокнади. Позиви.
То је као да исплатите кредитну картицу са високим каматама. Радим се до костију, али у принципу једва остављам удубљења . Кад се сетим онога што сам постигао од значаја у одређеној недељи, понекад ми ни једна ствар не падне на памет. Како се то догађа?
На разговору на Станфорду, Пхил Либин, извршни директор Еверноте-а, позабавио се управо овим питањем, расправљајући о томе како разликовати хитно и важно у вашем животу:
Хитни задаци су задаци који се морају одмах решавати.
То су ствари попут телефонских позива, задатака са предстојећим роковима и ситуација у којима морате брзо да одговорите. Одговор на е-пошту, када то морате да урадите, обично је хитан задатак.
Важни задаци су задаци који доприносе дугорочним мисијама и циљевима.
То су ствари попут оне књиге коју желите да напишете, презентације коју желите да направите за промоцију и компаније коју планирате да покренете.
Проблем је у томе што се важни задаци обично изнуде због хитних задатака. Дакле, ако имате ограничену количину времена током дана, како можете бити сигурни да сте одвојили време за важне задатке?
Користећи матрицу одлука да бисте одлучили шта је важно
Један од начина да схватите шта је најважније је коришћење Ајзенхауерова матрица одлуке : 
Кад год то учините, правите компромис између важног и хитног.Јамесцлеар.цом/Црев.цо
Развио га је Двигхт Еисенховер, генерал са пет звездица у војсци Сједињених Држава, врховни заповедник савезничких снага у Европи током Другог светског рата, председник Универзитета Цолумбиа, ох и двоструки председник САД, ова једноставна кутија дели задатке у једноставне категорије:
У горњем левом углу ( Важно и хитно ), можете ставити ствари попут криза, рокова и проблема.
Горњи десни угао ( Важно и није хитно ) могу се састојати од ствари као што су везе, планирање дугорочних пројеката и рекреација.
Доњи леви угао ( Није важно и хитно ) могу се састојати од прекида, састанака и активности.
Доњи десни угао ( Није важно и није хитно ) може се састојати од губљења времена, пријатних активности и других тривијалних задатака.
Прилично је лако елиминисати неважне, а не хитне ствари. То некако није паметно. Желите да тамо проведете што мање времена.
Важне и хитне ствари су такође очигледно прве ствари са којима бисте се морали позабавити.
Али шта је са одређивањем приоритета између друга два квадранта? Ту ствари постају тешке.
Већина људи подразумева прво обављање хитних задатака - проблем је у томе ако увек радите хитне задатке, нисте у могућности да извршите важне задатке .
Хитни задаци се увек појаве. А увек ће бити хитнијих задатака него што имате времена да обавите, без обзира колико се трудили.
Да ли сте се икад затекли како кажете: [Кс] је заиста важан, али тренутно немам времена за то?
Кад год то учините, правите компромис између важног и хитног. Лао Це каже да је време створено. Рећи „немам времена“ је као рећи: „Не желим“.
Или како је Пикасо рекао, Само одложите за сутра оно што сте спремни да умрете ако то не учините.
Како хитне важне задатке
Најједноставнији начин да се уверите да је важан задатак хитан је да дати му рок .
Рокови су заправо оно што хитне задатке чини хитним: чињеница да морате одмах да се позабавите њима. Недостатак рокова је такође оно што важне задатке чини тако неважнима. Обично су то ствари до којих на крају можете доћи.
На пример, до краја месеца морате да платите кирију. То је крајњи рок. Како се тај рок ближи, задатак постаје све хитнији.
С друге стране, ваш циљ за постизање форме је важан, али уопште није хитан. Зар не имати да стигнете до теретане до краја месеца? Вероватно не.
Дакле, прва ствар коју морате да урадите ако желите да будете сигурни да се обављају важни задаци је да поставите рокове. Важан задатак је готово увек огроман скуп задатака (они су често више попут пројеката), а да бисте поставили рок, прво га морате разбити на мање задатке и одредити рокове за њих.
Мој омиљени приступ овоме потиче Довршење ствари , у којем Давид Аллен пита:
Коју следећу физичку радњу треба предузети да бисте напредовали у овом задатку?
То је ствар за коју треба да одредите рок.
Сада ту долази пресудни део, јер није довољно само одредити рок.
Зашто су вам потребни озбиљни рокови
Други квалитет хитних задатака који их чини хитним је тај што се о њиховим роковима не може преговарати.
Ако не испоштујете рок, постоје озбиљне последице.
Очигледно је зашто је то случај са нечим попут неплаћања кирије. Прво ће вас станодавац позвати и викати на вас. Ако сте осетљиви на друштвени притисак, ово ће вероватно бити довољно да на време платите кирију. У супротном, на крају ћете бити изведени на суд и деложирани, што је за већину људи довољно озбиљно.
Проблем са постављањем рокова за важне задатке је тај што они аутоматски не постају озбиљни. Ако кажем да морам да идем у теретану пре краја недеље, у основи нема последица за неуспех у испуњавању тог рока.
Па како учинити рокове значајнијим? Ево неколико начина:
1. Нека буде јавно
Један од начина да се рок учини озбиљнијим јесте његово јавно објављивање. Када сте јавно одговорни до одређеног рока, онда не можете заваравати само себе. Друга страна ове кованице је да ако јавно одредите датум, боље је да будете сигурни да га заиста можете погодити. Не постоји ништа попут стреса због тога што морате испоштовати рок који сте себи поставили преагресивно.
2. Створите награде и казне
Други начин да се рок учини озбиљнијим је постављање награде за његово погађање или кажњавање за нестанак. Ставите овај скуп награда и казни унапред и уверите се да нисте особа одговорна за његово стварно извршење. На пример, напишите чек на 2000 долара некој политичкој организацији коју мрзите, дајте је свом пријатељу и реците им да га пошаљу ако не испоштујете рок.
3. Нека други буду одговорни
Када је реч о држању других (попут чланова вашег тима) одговорних за рокове, важно је навести људе да схвате колико су вам важни рокови важни. Не можете толерисати пропуштене рокове. А то значи да се заправо пријавите и водите непријатне разговоре када се пропусте рокови. Ако то не учините, онда ће људи разумљиво претпоставити да вам рокови нису толико важни и почеће да их одбијају или пропуштају све чешће.
4. Поставите себи сталне подсетнике
Занемарити рок је врло лако ако немате стални подсетник. У хитне задатке често су уграђени подсетници, попут пријатеља или супружника који вас непрестано наговара да нешто предузмете. За важне задатке морате сами да подесите те подсетнике. Ставите лепљиве штапове око стола. Подесите календарске догађаје или тајмере. Поставите знак поред огледала у купатилу. Ради све што мораш.
*****
Да ли ово изгледа као пуно посла? Па, можда је у почетку. Али с временом постаје све лакше и открићете да се осећате много мање под стресом.
Увек ћете имати довољно хитних задатака да испуните цео дан, недељу, годину или чак животни век. Али оно на шта бисте заиста требали потрошити већину своје енергије јесте постизање важних ствари, да се не бисте нашли са списком кајања за оним због чега никада нисте нашли времена.
Јори МацКаи је уредник @ЦревЛабс , где је овај пост првобитно се појавио . Желите да научите да постанете најбоља верзија вас? Кликните овде да се придружите хиљадама произвођача и предузетника који добијају нашу недељну е-пошту о повећању ваше креативности и продуктивности.
